淺談辦公室工作專業化

    2013年，公司定位為專業化的落實年。辦公室專業化應包括如下幾方面。
　　1、文檔管理專業化：
　　一是檔案收集專業化。檔案是公司成長發展歷程的見證，檔案的缺失有時會造成無法彌補的遺撼。提高檔案管理專業化認識，日常要注重原始資料的收集，對企業的重大活動以及經營活動過程中的特殊事件，并通過文字、圖表、電子、影像等多種形式，留存完整的歷史記錄。二是檔案管理必須規范化和標準化。要嚴格按檔案條例及公司要求，制定統一的文書檔案標準，做好整理、分類、保管和提供利用等工作，以信息化、標準化、科學化提升檔案的專業化水平克，同時服各自為術、各自為范的局面。
　　2、會議、文案專業化：
　　一次高效的會議，應做好會前準備、會中服務、會后總結三方面工作。會前準備要細致全面，會中服務要主動規范，會后總結要引導提升。要在細節上下功夫，在流程上完善，切實杜絕形式主義，進一步提高會議質量，增強會議效果。會議的組織做到：籌劃縝密、主持簡潔、嚴格議程、準時守紀、迅速務實。文案撰寫做到：準確、充分、高效、求是。
　　3、編輯工作專業化：
　　一是組織選擇稿件專業化。每篇文章的選擇修改，從文章立意、標題擬定到文字修改等都需要花一番功夫。文字的表達要言之有情、言之有物，對稿件內容的選擇要審時度勢，抓住“熱點”。二是要有敏捷的思維力，捕捉新聞要快。對公司的戰略部署和政策精神，及時進行解讀宣傳，把握輿論導向；對員工關心的熱點開展討論，及時跟進；三是較強的組織指導力。應時刻把握為經營服務的宗旨，經常組織“戰役性”報道，適時開辦新欄目，制定宣傳方案、采訪策劃、組織報道等，同時要與通訊員密切聯系，幫助他們出主意想點子，指導具體的新聞采編。
　　4、車輛管理專業化：
　　在健全車輛管理制度（包括車輛安檢、維護、使用、監督等方面）的前提下，確保車輛安全、行駛安全、滿足運營支撐。車、路、人等因素時刻影響車輛安全，在做好定期養護的同時，要堅持做到“三檢”，即出車前、行車中、收車后，檢查車輛各部件的安全，同時做好定期維護檢修；確保行駛安全，包括對駕駛員的管理考核和培訓（安全技能、交通法規、業務知識）兩方面；滿足運營支撐。還要進一步細化流程，強化管理員、司機的成本意識，提高車輛利用效率。
　　5、外聯接待專業化：
　　辦公室接待工作必須做到熱情周到、耐心細致、規范有序、客人滿意。一是認真細致地做好接待前準備，在接到來訪者的通知或電話后，了解清楚來訪客人的身份、目的等，立即向有關領導匯報；二是考慮周到，提前安排，在掌握情況后，對接下來的接待工作進行充分考慮，包括所需材料的準備、會晤地點的確定、結束送行的禮節及其他有關注意事項等，并征求領導意見，按照領導要求進一步完善接待工作；三是熱情周到地做好接待中服務，在具體接待工作中，要安排好迎接、會務、餐飲等工作，并注意搞好協調配合，使各個環節銜接妥當；四是及時做好接待后總結，整個接待活動結束后，要對本次活動進行總結，找到存在的問題或不足，對不足之處進行彌補改進。
　　　　                           （總經理辦公室 田秀軍）